PRESIDENTE DELLA

GIUNTA REGIONALE

Vista la L.R. n° 28/01 "Riforma dell'ordinamento regionale in materia di programmazione, bilancio, contabilità regionale, e controlli", che all'art. 107 ha disciplinato i principi generali del controllo interno e di gestione in attuazione di quanto stabilito in materia di controlli dal Decreto Legislativo 30/7/1999 n° 286.

Visto il comma 2 dell'art. 107 della L.R. n° 28/01 che demanda l'organizzazione del sistema dei controlli interni ad appositi regolamenti.

Visto che la Giunta Regionale ha adottato il Regolamento Regionale 22 aprile 2002, n. 3 di "Organizzazione dell'Area delle Politiche Economiche e Finanziarie" prevedendo, tra l'altro, la costituzione del Settore Controllo di Gestione.

Vista la delibera di Giunta Regionale n.1430 del 26 settembre 2003 con la quale si approva il  regolamento regionale 15/2003  "L.R. 16/11/2001 n° 28 art. 107 "Controllo Interno e di Gestione" - Adempimenti.

Visto l'art. 121 della Costituzione, così come modificato dalla legge costituzionale 22/11/1999, n.1, nella parte in cui attribuisce al presidente della giunta regionale l' emanazione dei regolamenti regionali.

EMANA

Il seguente Regolamento:


 

TITOLO I

Disposizioni generali

Art. 1

Princìpi generali.

Il presente regolamento disciplina, ai sensi dell'art. 107, comma 2, della L.R. 16 novembre 2001, n. 28, le modalità di funzionamento del Controllo di Gestione, istituito dall'art. 1 del Reg. 22 aprile 2002, n. 3 recante, all'art. 4, le competenze e l'articolazione amministrativa del Settore Controlli Interni di Gestione e delle Unità Operative di Controllo di Gestione ridenominate Nuclei di Controllo di Gestione.

TITOLO II

Organizzazione strutture

Art. 2

Le strutture organizzative preposte all'attività del Controllo di Gestione.

Le strutture preposte al Controllo Interno di Gestione sono rappresentate da:

1. il Settore Controlli Interni di Gestione costituito, ai sensi dell'art. 1 del Reg. 22 aprile 2002, n. 3, nell'àmbito dell'Area delle Politiche Economiche e Finanziarie;

2. i Nuclei di Controllo di Gestione, così come individuati ed istituiti presso ogni Struttura di cui all'art. 4 comma 1.

Art. 3

Articolazione del Settore Controlli Interni di Gestione.

Il Settore Controlli Interni di Gestione si articola in:

- Ufficio Analisi Dati informativi, a sua volta articolato:

a) U.O. Complessa Gestione del sistema informativo;

b) U.O. Complessa Analisi dati ed elaborazione del reporting;

c) U.O. Complessa Coordinamento ed assistenza ai Nuclei di Controllo di Gestione.

Art. 4

I Nuclei di Controllo di Gestione.

La Presidenza della Giunta regionale e ciascun Assessorato individuano e costituiscono un proprio Nucleo di Controllo di Gestione, funzionalmente collegato con il Settore Controllo di Gestione.

Entro 30 giorni dall'entrata in vigore del presente regolamento, ciascun Dirigente di Settore, presente nell'organigramma delle strutture di cui al precedente comma, provvede ad indicare almeno una unità di personale da assegnare al proprio Nucleo di riferimento, dandone comunicazione al Settore Controllo di Gestione ed al Settore Personale.

La composizione numerica complessiva di ogni singolo Nucleo di Controllo di Gestione è affidata all'autonoma discrezionalità di ciascun responsabile di Settore, avendo riguardo almeno ai seguenti criteri:

1. complessità dei Programmi / Progetti del Settore;

2. numero dei Centri di Responsabilità di 2° livello presenti nel Settore;

3. entità delle informazioni da trattare/analizzare;

4. rapporti con altri settori;

5. altre criticità presenti nell'àmbito del Settore.

TITOLO III

Funzioni e attività del settore controlli interni di gestione

Art. 5

Funzioni e attività del Settore di Controlli Interni di Gestione.

Il settore provvede a:

- verificare l'efficacia, l'efficienza e l'economicità dell'azione amministrativa;

- monitorare il rapporto tra costi e risultati;

- supportare le funzioni dirigenziali dei centri di responsabilità amministrativa;

- supportare l'attività delle strutture addette alla valutazione strategica ed alla valutazione dei dirigenti.

A tal fine il Settore Controlli Interni di Gestione svolge le seguenti macro-attività, distinte in base ai differenti processi di pianificazione/programmazione, di gestione e di controllo. Le attività relative al processo di pianificazione/programmazione consistono nel:

1. supporto per la programmazione;

2. gestione dei flussi informativi e delle attività connesse;

3. coordinamento ed assistenza dei Nuclei di Controllo di Gestione.

Le attività relative al processo di gestione consistono nella:

1. gestione dei flussi informativi e delle attività connesse;

2. coordinamento ed assistenza dei Nuclei di Controllo di Gestione;

3. elaborazione del report strategico, per il Presidente della Giunta e gli Assessori, e del report direzionale, per i Responsabili di Direzione.

Le attività svolte nel processo di controllo consistono nella:

1. elaborazione con cadenza trimestrale del report direzionale e strategico;

2. supporto al Presidente della Giunta, agli Assessori ed ai Dirigenti responsabili dei Settori nell'analisi dei report.

Art. 6

Le attività dell'U. O. Complessa Gestione del Sistema Informativo.

L'Unità Operativa Complessa in questione nella gestione dei flussi informativi e delle attività connesse svolge le seguenti attività:

a) definisce la tempistica e le modalità delle rilevazioni;

b) individua la tipologia di controlli e di verifiche da effettuare per la validazione dei dati rilevati in corrispondenza di ciascuna tipologia di dati (controlli a campione, sopralluoghi, ricalcoli, controlli specifici in relazione alla tipologia di dati);

c) individua i driver adatti per l'imputazione pro-quota dei costi relativi a diversi CdR/CdC non direttamente assegnabili;

d) definisce la struttura dei fogli di calcolo da utilizzare nei diversi CdR nelle rilevazioni di contabilità economica analitica;

e) fornisce specifiche, indicazioni e linee guida relative ai flussi informativi;

f) acquisisce i dati trasmessi dai Nuclei di Controllo di Gestione relativamente ai CdR di competenza e ne verifica la correttezza e la coerenza;

g) acquisisce, dal Settore Ragioneria, i dati contabili, di natura finanziaria ed economica, necessari alla compilazione dei report;

h) provvede alla manutenzione e gestione del sistema software;

i) individua il fabbisogno della dotazione hardware del Settore.

Art. 7

Le attività dell'U. O. Complessa Analisi dei Dati ed elaborazione del Reporting.

1. Nell'elaborazione dei report direzionali e strategici l'Unità Operativa Complessa svolge le seguenti attività:

a) elabora i report per ciascun destinatario sulla base dei dati acquisiti dall'unità operativa dedicata alla gestione del sistema informativo;

b) calcola gli indicatori e ne analizza l'andamento;

c) analizza gli scostamenti ed evidenzia quelli di maggior rilievo;

d) evidenzia eventuali punti critici rilevati;

e) riporta al Responsabile del Settore Controlli Interni di Gestione indicazioni in merito ai dati di natura finanziaria ed economica, nonché altre informazioni utili a fornire un supporto durante l'attività di monitoraggio dell'attuazione e della valutazione dell'efficacia dei programmi e dei progetti;

f) collabora con il Dirigente del Settore nella predisposizione della relazione semestrale di cui all'art. 58, comma 5, della L.R. n. 28/2001. 2. Nel supportare i Responsabili di Direzione nell'analisi dei Report Direzionali, l'Unità Operativa:

a) fornisce ulteriori informazioni di dettaglio rispetto a quanto riportato nei report;

b) evidenzia particolari andamenti dei dati relativi al CdR di riferimento.

Art. 8

Le attività dell'U. O. Complessa Coordinamento ed assistenza dei Nuclei di Controllo di Gestione.

Nel coordinare ed assistere i Nuclei di Controllo di Gestione individuati all'art. 4 comma I, l'Unità Operativa Complessa in questione svolge le seguenti attività:

a) definisce le linee guida per le attività assegnate ai Nuclei di Controllo di Gestione;

b) definisce la tempistica delle attività;

c) fornisce l'assistenza durante lo svolgimento delle attività da parte dei Nuclei di Controllo di Gestione e risolve gli eventuali problemi rilevati;

d) svolge la supervisione sulle modalità di svolgimento dell'attività dei Nuclei di Controllo di Gestione;

e) fornisce supporto tecnico ed organizzativo ai Nuclei di Controllo di Gestione;

f) organizza incontri periodici con i componenti dei Nuclei di Controllo di Gestione finalizzati alla formazione degli stessi ed alla condivisione delle metodologie da utilizzare;

g) organizza attività di formazione finalizzate al perfezionamento del modello di controllo di gestione.

TITOLO IV

Funzioni e attività dei nuclei di controllo di gestione

Art. 9

Funzioni e attività dei Nuclei di Controllo di Gestione.

I Nuclei di Controllo di Gestione svolgono le seguenti macro-attività, distinte in base ai differenti processi di pianificazione/programmazione, di gestione e di controllo. Le attività relative al processo di pianificazione/programmazione consistono nel:

1. supporto ai Dirigenti Responsabili di Settore nella definizione dei programmi/progetti con particolare riferimento al breve periodo da inserire nel DAP;

2. supporto ai Dirigenti Responsabili di Settore nella formulazione delle proposte delle Schede di Bilancio di Direzione.

Le attività svolte nel processo di gestione consistono nella:

1. elaborazione delle previsioni a finire e aggiornamento delle schede del Bilancio di Direzione;

2. rilevazione e trasmissione al Settore Controlli Interni di Gestione dei dati del periodo di riferimento necessari per le rilevazioni di contabilità economica analitica;

3. supporto nella elaborazione dei fogli di calcolo necessari per le rilevazione della contabilità economica analitica.

Le attività relative al processo di controllo consistono nel:

1. supporto ai Dirigenti Responsabili nell'analisi dei report direzionali/gestionali;

2. supporto ai Responsabili di Settore nell'elaborazione della relazione annuale di cui all'art. 58, comma 5, L.R. n. 28/2001.

Art. 10

Le attività di dettaglio dei Nuclei di Controllo di Gestione.

I Nuclei di Gestione nell'àmbito delle loro competenze svolgono le seguenti attività:

1. supporto nella definizione dei programmi/progetti con particolare riferimento a quelli di breve periodo da inserire nel DAP. La definizione dei programmi/progetti è effettuata dai Dirigenti di ciascun Settore per la parte di competenza; nell'àmbito di tale attività i Responsabili di Settore si avvalgono del supporto del Nucleo di Controllo di Gestione di riferimento che:

a) fornisce indicazione dei dati di consuntivo e dei SAL relativi ai precedenti periodi;

b) fornisce indicazione del valore e dell'andamento dei principali indicatori nei periodi precedenti;

c) supporta nell'attività di pianificazione dei tempi, delle attività e delle risorse per i diversi programmi;

2. supporto ai Responsabili di Settore/UPB nella formulazione delle proposte delle Schede Bilancio di Direzione. A tal fine il Nucleo di Controllo di Gestione fornisce supporto ai Responsabili di CdR nelle seguenti attività:

a) definizione dei sotto-obiettivi in cui si articola ciascun obiettivo precedentemente inserito nel DAP e, di seguito, nella Scheda Obiettivi;

b) indicazione delle attività necessarie al raggiungimento dei sotto-obiettivi;

c) individuazione degli indicatori sulla base dei quali misurare i risultati delle attività indicate, oltre che nell'indicazione dei tempi previsti per lo svolgimento delle stesse e del grado di assorbimento delle risorse umane;

d) verifica dei dati contabili relativi all'anno precedente e successiva compilazione delle previsioni per l'anno di riferimento;

e) adeguamento delle proposte formulate attraverso le schede di cui al punto precedente, in seguito all'approvazione del Bilancio di Previsione;

3. rilevazione e trasmissione dei dati del periodo di riferimento per l'elaborazione dei report direzionali e strategici. A tal fine il Nucleo di Controllo di Gestione:

a) monitora le attività svolte da ciascun CdR di riferimento ai fini della verifica dello stato di avanzamento nel raggiungimento degli obiettivi assegnati oltre che delle risorse utilizzate. L'attività di monitoraggio deve essere svolta secondo le specifiche definite dall'U.O. Gestione del sistema informativo;

b) rileva i dati necessari alla compilazione dei report direzionali e strategici relativi ai CdR di 1° e di 2° livello del Settore di riferimento sulla base di quanto emerso dall'attività di monitoraggio e, se necessario, di ulteriori verifiche e controlli presso ciascun CdR. Di seguito sono elencati i dati da rilevare relativamente al periodo di riferimento per ciascun CdR:

I. attività svolte rispetto a quelle preventivate;

II. dati qualitativi e quantitativi necessari per il calcolo degli indicatori di risultato;

III. grado di assorbimento delle risorse umane;

IV. rispetto dei tempi previsti relativamente allo svolgimento delle attività;

V. altre informazioni rilevanti per lo svolgimento delle attività ed il raggiungimento degli obiettivi;

c) verifica, valida e trasmette i dati rilevati al Settore Controlli Interni di Gestione;

d) elabora le "previsioni a finire" e, quindi, definisce le attività da porre in essere, sino alla fine dell'esercizio;

4. supporto nell'elaborazione dei fogli di calcolo/prospetti extracontabili/rendiconti necessari per le rilevazioni di contabilità economica analitica. A tal fine il Nucleo di Controllo di Gestione:

a) rileva i dati relativi ai driver necessari per il ribaltamento dei costi sui CdR/CdC utilizzatori;

b) supporta il personale del CdR nella compilazione dei fogli di calcolo/ prospetti extracontabili/ rendiconti necessari per le rilevazioni di contabilità analitica;

5. supporto ai Responsabili di Direzione nell'analisi dei Report Direzionali. Durante l'analisi dei Report direzionali, il Nucleo Controllo di Gestione:

a) fornisce un'analisi più dettagliata dei dati contenuti nei report facendo riferimento alle specifiche attività svolte dal CdR;

b) evidenzia le eventuali criticità legate alle attività svolte dai CdR del Settore ed i relativi fattori ostativi;

6. supporto alla compilazione delle Relazioni annuali di gestione di cui all'art. 58, comma 5, della L.R. n. 28/2001. A tal fine forniscono ai Responsabili di Settore i seguenti elementi conoscitivi:

a) indicazione dei dati contabili e gestionali relativi all'anno di riferimento;

b) indicazione del valore dei principali indicatori e delle criticità rilevate dall'analisi dell'andamento degli stessi durante l'anno.

TITOLO V

Il sistema integrato dei controlli

Art. 11

Le relazioni con le strutture preposte alle altre tipologie di controllo.

Il Settore Controllo Interno di Gestione, nell'àmbito dello svolgimento delle attività assegnate, è in relazione con il Nucleo di Valutazione della Dirigenza e con le strutture regionali preposte alle altre tipologie di controllo:

1. Controllo strategico

2. Valutazione della dirigenza secondo le modalità che, di volta in volta, saranno definite e concordate con i rispettivi responsabili.

Art. 12

Le relazioni con i Settori regionali.

Per lo svolgimento delle attività proprie e per quelle di supporto di cui all'art. 11, al Settore Controlli interni di Gestione è consentito e garantito l'accesso a tutte le informazioni di natura contabile, patrimoniale ed operativa generate e/o gestite da ciascun Settore.

La tipologia, i criteri, i tempi e le modalità di acquisizione dei dati di cui al comma precedente saranno concordati tra i Dirigenti dei Settori interessati.

Il presente Regolamento sarà pubblicato nel Bollettino Ufficiale della Regione.

E' fatto obbligo a chiunque spetti di osservarlo e farlo osservare come Regolamento della Regione Puglia.

Dato a Bari, addì 10 ottobre 2003